Skaitmeninis šablonų aplankas: kaip kartą susikurti atsakymus ir taupyti laiką rašant laiškus bei žinutes

Vis daugiau darbų ir bendravimo persikelia į ekranus, todėl kasdien kartojame tuos pačius sakinius ir paaiškinimus. Atsakymai klientams, prašymai kolegoms, padėkos, priminimai, susitarimai dėl susitikimų, skundai ar net mandagūs atsisveikinimai neretai skamba labai panašiai.

Vietoj to, kad kas kartą viską rašytume iš naujo, galima susikurti skaitmeninį šablonų aplanką ir jį naudoti visose programėlėse: nuo el. pašto iki pokalbių programų. Tai nėra sudėtinga, nereikalauja specialių įrankių, tačiau ženkliai taupo laiką ir nervus.

Kas yra skaitmeninis šablonų aplankas ir kuo jis naudingas

Skaitmeninis šablonų aplankas yra paprastas dokumentas ar keli dokumentai, kuriuose laikote iš anksto parengtus dažnai naudojamų tekstų variantus. Tai gali būti vienas bendras failas kompiuteryje arba kelios pastabos telefone, suskirstytos temomis.

Pavyzdžiui, galite turėti atskiras dalis: darbo laiškų pradžios ir pabaigos formuluotės, atsakymas į pasiūlymą, prašymas atsiųsti dokumentus, tvarkingai suformuluota užklausa, susitikimo derinimas, skundai paslaugų teikėjams, standardiniai atsakymai klientams ar net šventiniai sveikinimai.

Kur geriausia laikyti šablonus: paprasti sprendimai be sudėtingų įrankių

Paprastiausias būdas susikurti šablonų aplanką yra naudojant teksto dokumentą kompiuteryje arba pastabų programėlę telefone. Svarbu, kad šį sąrašą pasiektumėte greitai, kai rašote žinutę ar laišką.

Kasdieniams poreikiams dažnai pakanka šių variantų:

• vienas teksto dokumentas kompiuteryje su aiškiomis antraštėmis;
• pastabų programėlėje sukurtas užrašas „Šablonai“, suskirstytas skyriais;
• trumpieji užrašai žinučių ir pokalbių programose (jei tokia funkcija yra);
• paprasčiausia žinučių sau „sau“ gija, kur laikote šablonų tekstus ir juos kopijuojate.

Jei dirbate iš kelių įrenginių, verta rinktis sprendimą, kuris sinchronizuojasi, kad prireikus savo šablonų galėtumėte pasiekti ir darbiniame kompiuteryje, ir namuose, ir telefone.

Kaip susikurti pirmąjį šablonų rinkinį

Pradėti verta ne nuo tuščio lapo, o nuo to, ką jau darote. Kelių dienų ar savaitės bėgyje tiesiog atkreipkite dėmesį, kokias žinutes rašote vėl ir vėl. Kai tik pastebite pasikartojančią formuluotę, nukopijuokite ją į savo šablonų failą.

Tuomet tuos sakinius šiek tiek suredaguokite, kad jie tiktų ne vienai situacijai, o kelioms: išmeskite konkrečias datas, vardus, užsakymų numerius, juos pakeiskite trumpais žymekliais, kuriuos vėliau greitai užpildysite.

Šablonų struktūra: žymekliai ir vietos individualiai informacijai

Kad šablonai skambėtų natūraliai ir neprimintų automatinio roboto, svarbu palikti vietos personalizavimui. Galite naudoti paprastus ženklus: pavyzdžiui, įterpti [vardas], [data], [tema], [užsakymo numeris] ar [šventė].

Prieš naudodami šabloną, tiesiog pakeičiate šias dalis konkrečia informacija. Taip laiškas arba žinutė išlieka individuali, o jums nereikia kas kartą kurti viso teksto iš naujo.

Pavyzdinis šablonų rinkinys darbo laiškams

Darbo laiškuose dažniausiai kartojasi panašios formuluotės. Štai kelios paprastos idėjos, kurias galite prisitaikyti savo tonui ir sričiai:

• Laiško pradžia:„Sveiki, [vardas], dėkoju už jūsų laišką ir pateiktą informaciją.“
• Prašymas dėl papildomų duomenų:„Kad galėčiau tiksliai atsakyti į jūsų klausimą, man reikėtų šios informacijos: [sąrašas].“
• Sutikimas su pasiūlymu:„Patvirtinu, kad mums tinka jūsų pasiūlytas variantas [trumpai įvardykite], lauksime tolesnių žingsnių.“
• Nemandagus terminas, bet mandagus atsisakymas:„Šiuo metu negalime prisijungti prie jūsų iniciatyvos, tačiau dėkojame už pasiūlymą ir linkime sėkmės ją įgyvendinant.“
• Laiško pabaiga:„Jei kiltų papildomų klausimų, drąsiai parašykite. Gražios dienos.“

Šiuos pavyzdžius verta šiek tiek pakoreguoti pagal tai, kaip įprastai bendraujate su kolegomis, klientais ar partneriais. Svarbiausia, kad tonas išliktų jums natūralus.

Šablonai trumposioms žinutėms ir pokalbiams

Trumpųjų žinučių ir pokalbių programose dažnai kartojasi vis tie patys paaiškinimai: vėluosiu į susitikimą, negaliu atsiliepti, esu užsiėmęs, prašau perskambinti vėliau, patvirtinu dalyvavimą ar klausiu dėl tikslaus adreso.

Čia ypač patogu turėti parengtus trumpus, bet aiškius sakinius, pavyzdžiui: „Šiuo metu negaliu kalbėti, perskambinsiu apie [laikas].“ arba „Vėluosiu apie [minutės], informuosiu, jei situacija pasikeis.“ Tokias frazes galite laikyti atskiroje žinučių gijoje ar pastabų programėlėje.

Kaip naudoti šablonus, kad atrodytumėte profesionaliai, o ne mechaniškai

Didžiausia rizika naudojant šablonus yra pradėti skambėti per daug vienodai ir nematant žmogaus kitoje ekrano pusėje. Kad to išvengtumėte, prieš išsiųsdami tekstą, skirkite 10–15 sekundžių perskaityti jį dar kartą ir lengvai pakoreguoti.

Pridėkite vieną trumpą sakinį, susijusį su konkrečia situacija, pavyzdžiui, paminėkite ankstesnį pokalbį, konkrečią datą ar žmogaus pastangas. Tokia smulki detalė padeda išlaikyti žmogišką ryšį, nors didžioji dalis teksto paremta šablonu.

Dažnos klaidos kuriant ir naudojant šablonus

Kuriant šablonų aplanką, verta žinoti kelias tipines klaidas. Pirmoji yra per ilgi tekstai: jei laiškas primena oficialų dokumentą, dažniausiai jį tingisi skaityti, ypač kai klausimas trumpas ir aiškus.

Antroji klaida yra per retas atnaujinimas. Laikui bėgant jūsų bendravimo stilius keičiasi, keičiasi darbo procesai ir adresatai. Bent kelis kartus per metus pravartu peržiūrėti šablonus ir išmesti nebereikalingus, o likusius priderinti prie dabartinės realybės.

Šablonai ir komandos darbas: bendras tonas bei vienoda kokybė

Jei dirbate komandoje, kuri bendrauja su klientais ar partneriais, bendras šablonų aplankas gali padėti užtikrinti vienodą bendravimo stilių ir kokybę. Visi komandos nariai gali naudoti tuos pačius pagrindinius tekstus, o prireikus juos šiek tiek modifikuoti.

Toks sprendimas ypač naudingas, kai dalis kolegų yra naujokai arba kai atsakymų turi būti daug ir greitai. Vietoje to, kad kiekvienas suktųsi kaip išmano, galima susitarti dėl kelių pagrindinių formuluočių ir jas laikyti bendrai prieinamoje vietoje.

Kaip pradėti šiandien: mažas žingsnis, kuris greitai atsiperka

Norint pradėti, nereikia sudėtingų planų ar papildomų mokymų. Pakanka vieno dokumento arba pastabos ir sprendimo savaitę sąmoningai kopijuoti savo dažniausiai kartojamas žinutes.

Po kelių dienų turėsite pirmąjį asmeninį šablonų rinkinį, kurį bus galima toliau pildyti ir tobulinti. Kuo daugiau situacijų apimsite, tuo rečiau teks „galvoti nuo nulio“, o daugiau laiko liks tiems darbams, kurių negali atlikti už jus jokie šablonai.